La energía en la sala es frenética y todos hablan a la vez, emocionados por las posibilidades de una emocionante aventura con buenos amigos. Explorar el mundo con un grupo de amigos adultos mejora sus experiencias de viaje mientras fortalece el viaje de lazos de amistad.
Desde herramientas de planificación hasta la contratación de guías turísticos, los viajes en grupo se han vuelto fáciles de coordinar y disfrutar. Cuando establece expectativas desde el principio, todos pueden divertirse y disfrutar del tiempo de unión amistosa. Recordar a lo largo de los años lo divertido que fue lo tendrá ansioso por planificar el próximo.
He estado planeando viajes grupales durante más de 20 años, desde aventuras al aire libre para 50 personas hasta vacaciones íntimas en Europa con mis mejores amigas. He recopilado algunos consejos que pueden guiarte para organizar un viaje en grupo divertido y exitoso.
1. Decisión por comité (con un coordinador)
Una vez que el grupo haya decidido un viaje, haga que todos participen con el itinerario. Tenga una cena de planificación para decidir su destino, fechas de viaje y actividades. Decida quién planificará qué parte del viaje y sea muy claro sobre las expectativas presupuestarias y los niveles de comodidad.
Una o dos personas deben liderar el marco del itinerario de los grupos, investigando lo que está disponible y difundiendo la información a todos.
Divida algunas de las tareas más pequeñas como dónde comer o qué actividades planificar. Eso les da voz a todos los que quieren participar en el proceso de planificación.
Preguntas a discutir/decisiones a tomar:
- fechas
- Presupuesto
- Hotel versus casa de familia
- Actividades
- Comida
- El intercambio de información
2. Reservas y Dinero
Acordar un presupuesto o al menos un rango de presupuesto. No desea llegar al final del tiempo de reserva y descubrir que solo tiene nueve porque era demasiado caro para alguien y necesita 10 para obtener la tarifa de grupo.
Las tarifas grupales pueden ahorrarle hasta un 10 por ciento o más. Si son un grupo de ocho o más, pregunte en el hotel o la actividad si ofrecen un descuento o una tarifa de tour privado.
La decisión de hotel versus casa de familia se basa en cuánta unión desea realmente. Si cocinar comidas en grupo, vivir con noctámbulos y madrugadores, o compartir el baño está fuera de discusión, seleccione su alojamiento con cuidado.
Muchos hoteles lo invitan a reservar un bloque de habitaciones para que los huéspedes reserven individualmente. Mantendrán las habitaciones por un corto período de tiempo, permitiendo que cada huésped pague su propia reserva. Cuando necesite reservar algo en grupo, por ejemplo, un Airbnb, haga que los asistentes envíen dinero por adelantado si es posible. Es muy sencillo transferir fondos con Zelle, PayPal y otras aplicaciones de transferencia financiera para pagar de forma rápida y segura.
La reserva previa de visitas guiadas con cena es una buena manera de evitar tener que trabajar para dividir la cuenta. Esta es una idea particularmente buena si tiene un miembro que es todo, tomará aperitivos, tres vinos, el filete y un postre, y usted pide un prosecco y una ensalada. Eso puede estar bien para una noche, pero no todas las noches. Con los tours de cena grupales, todos pagan por adelantado, se mantiene el equilibrio financiero y no hay cheques separados para volver locos a los camareros.
Cada huésped debe reservar sus propios vuelos. Establezca una fecha para las llegadas y salidas, luego cada individuo puede decidir cuándo quiere/necesita llegar al destino. A menos, por supuesto, que desee obtener todos los puntos de la tarjeta de crédito y no le importe perseguir a todos por el pago.
3. Planifique con anticipación
Todos los años planeo una escapada de fin de semana para chicas. Hemos alquilado casas en la playa, hemos caminado por las colinas de Vermont y nos hemos relajado en un spa con todo incluido. Diferentes damas se unen a nosotros para diferentes tipos de viajes, seamos sinceros, no todos quieren caminar en el bosque, ni todos pueden pagar 3 días en un spa elegante, pero a casi todos les encanta un retiro de fin de semana con los dedos de los pies en la arena.
De cuatro a 12 meses es una buena ventana de planificación. Se pueden necesitar cuatro meses para un viaje por carretera, una escapada de fin de semana y 12 meses para un viaje prolongado de una semana. Las finanzas pueden ser un factor decisivo para unirse a una escapada grupal. Darles a todos la oportunidad de planificar el tiempo de vacaciones y organizar sus dólares de vacaciones puede influir en la dirección de unirse a su aventura grupal.
4. No eres el director del crucero
Si eres la persona que organiza el viaje, y espero que si estás leyendo esto, eres esa persona; recuerda que solo estás organizando el viaje, no eres Julie, la directora de cruceros del Love Boat. En otras palabras, no eres responsable de la felicidad y el buen tiempo de todos.
No sienta que necesita estar a cargo de todos. Dado que todos deben tener acceso al itinerario, usted no es responsable de llevarlos al autobús a tiempo. Estas también son tus vacaciones.
5. Planee tiempo a solas
Todos visualizamos nuestras vacaciones de manera diferente. Amamos a nuestros amigos, pero un poco de tiempo de separación aliviará las tensiones de unión. El hecho de que estén de vacaciones en grupo no significa que estén unidos el uno al otro las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
El tiempo diario a solas permite que individuos o grupos más pequeños salgan y exploren lo que es importante para ellos. Sentarse junto a la piscina, caminar por un parque estatal, andar en bicicleta por la ciudad o recorrer un museo son aventuras maravillosas y son específicas para cada individuo. Emprender tu propia aventura trae conversaciones e historias interesantes cuando todos vuelven a estar juntos.
6. Difusión de información
Mantener a los asistentes en la misma página es más fácil que nunca. Hay tantas herramientas excelentes para planificar, organizar y comunicar un viaje grupal.
Un documento de Google es una forma fácil y gratuita de realizar un seguimiento de toda la información importante. Cada asistente puede tener acceso para ver y editar. Es un buen lugar para llevar un itinerario grupal que incluya vuelos, hoteles y actividades planificadas. Agregar ubicaciones y enlaces de sitios web a hoteles y actividades les da a todos el poder de tomar el control de su parte del viaje y también mantener informado al grupo.
Los mensajes de texto grupales ayudan a todos a mantenerse informados y son perfectos para cuando se separan y necesitan volver a estar juntos. Estoy parado bajo el toldo que dice que Luigis es mucho mejor que estar parado en una esquina ladrando el nombre de alguien. Whatsapp es una alternativa gratuita para viajes internacionales donde es posible que no todos tengan acceso a un plan de datos confiable.
Un grupo privado de Facebook es otra herramienta divertida. Le permitirá compartir fotos y actualizaciones con su grupo de viaje en tiempo real. Funciona como un diario de grupo para todas sus aventuras de vacaciones.
7. Contratación de un agente de viajes
A veces, contratar a un agente de viajes es la mejor manera de planificar un viaje en grupo. Tienen toda la información sobre los destinos turísticos y, a menudo, pueden acceder a beneficios y obsequios adicionales exclusivos para agentes. Algunos agentes se especializan en viajes grupales y son expertos en manejar las necesidades y requisitos de múltiples huéspedes.
Trabajar con un agente de viajes es fundamental a la hora de planificar un crucero o una excursión preempaquetada. Muchas veces tienen una experiencia personal invaluable con un proveedor y un destino. Su guía le quitará la presión al coordinador del grupo.
Reservar las vacaciones grupales planificadas por un agente de viajes con recorridos más pequeños planificados individualmente es una buena manera de satisfacer diferentes presupuestos y disponibilidad de viajes. Por ejemplo, si usted es un grupo de 10 personas que se unen para un crucero fluvial europeo, esa puede ser toda la obligación financiera o de vacaciones que algunos miembros del grupo pueden asumir de manera realista. Sin embargo, otros pueden querer 2 o 3 días al final del viaje como una aventura adicional. Tener un agente de viajes para tratar con el grupo más grande lo libera para planificar viajes más pequeños antes y después del grupo como un grupo más pequeño.
8. Tipo de viajes en grupo
Un buen lugar para comenzar a planificar viajes en grupo es con una aventura preempaquetada. Muchos destinos están configurados perfectamente para escapadas grupales. Los equipos de aventuras guiadas como Backroads simplifican la reserva de un viaje grupal seleccionado. Viator es un recurso de reserva de tours global que ofrece de todo, desde tours gastronómicos hasta exploraciones de una semana.
Las ideas de viajes en grupo abarcan toda la gama de ubicaciones y opciones de la lista de deseos. Comience poco a poco con una escapada de fin de semana para chicas o chicos. Para probar suerte en una aventura grupal, reservar un spa, un campo de golf, un viaje de campamento, una ruta del vino, etc., las opciones son infinitas. Una vez que tenga confianza en sus habilidades de organización, haga una excursión de una semana con sus mejores amigos. Explore un nuevo país, súbase a un crucero por el río, haga un viaje por carretera por la costa o simplemente pase el rato en un resort todo incluido; compartir sus vacaciones con amigos es una experiencia conmovedora.
9. La clave del éxito
La clave para el éxito de la planificación de unas vacaciones en grupo es lo que todos los viajeros tienen en común, que todos comparten un tema y un objetivo común. Puede que no seas el mejor amigo de todos cuando empiezas, pero reunir a un grupo que comparte el deseo de una experiencia en particular es una manera maravillosa de volverse amigos más cercanos.
Nos encanta ir de vacaciones en pareja, pero a veces es divertido explorar lugares con un grupo de amigos viajeros con ideas afines.
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¿Cómo se planifica efectivamente un viaje en grupo?
10 reglas para planificar un gran viaje en grupo
- Comience temprano.
- Establezca un grupo de presupuesto.
- Sea democrático.
- Haga que todos reserven su propio vuelo.
- Haz reservas para la cena.
- Decide cómo te desplazarás.
- No use sus teléfonos en la mesa.
- No empaque demasiado.
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Cómo planificar un viaje en grupo con amigos: una guía paso a paso
- Paso 1: establezca un presupuesto de viaje.
- Paso 2: discuta el tipo de vacaciones que desea.
- Paso 3: elige tus fechas.
- Paso 4: elige tu destino.
- Paso 5: Reserve viaje y alojamiento.
- Paso 6: Planifique su viaje.
- Paso 7: ¡Disfruta de tu viaje!
¿Cómo me convierto en organizador de viajes en grupo?
5 consejos para que los organizadores de viajes en grupo se destaquen
- Requerir número de teléfono en el registro.
- Implementar un proceso de solicitud.
- Invita a las personas adecuadas.
- Asegúrese de que hayan hecho su tarea.
- Haz un itinerario detallado.
- BONIFICACIÓN: encuentre una comunidad de apoyo.
¿Cómo se viaja con un grupo grande?
10 consejos para viajar con un grupo grande
- Asignar un líder de grupo.
- Planificar por adelantado.
- Establecer preferencias presupuestarias.
- Documentar itinerarios y preferencias.
- Consulte por descuentos para grupos.
- Crea una rutina.
- Considere alojamiento en casas de familia o en grupo.
- Evite demasiadas actividades en un día.
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